Elisabetta Villa

Conoscere il costo totale dei trasporti non basta per capire se la distribuzione sia efficiente, perché il dato complessivo dice quanto è stato speso, ma non mostra quali clienti, zone, vettori o modalità operative abbiano determinato il risultato.

La dashboard Costi dei Trasporti di B-AI Semplice scompone la spesa e permette di individuare rapidamente dove il costo supera la media o il target aziendale. Il responsabile trasporti può così intervenire su problemi specifici, invece di limitarsi a constatare a fine mese che il budget è stato superato.

CAPIRE QUALI ZONE COSTANO DI PIÙ

La dashboard mostra il costo medio per consegna nelle diverse aree geografiche, permettendo di confrontare regioni, province e singoli CAP.

Se, per esempio, le consegne in Puglia costano mediamente il 40 per cento in più rispetto alla media nazionale, il dato può essere approfondito verificando il numero delle spedizioni, la frequenza delle partenze, la saturazione dei mezzi e il vettore utilizzato.

Il costo maggiore potrebbe essere giustificato dalla distanza, ma potrebbe anche dipendere da viaggi troppo frequenti e con pochi ordini a bordo. In questo caso, accorpare le consegne in giorni prestabiliti può ridurre il numero delle partenze e abbassare il costo unitario. La mappa dei costi per CAP rende immediatamente visibili le aree fuori target, evidenziando le zone nelle quali il margine viene assorbito dalla distribuzione e quelle nelle quali il servizio viene gestito in modo più efficiente

MISURARE IL COSTO REALE DI OGNI CLIENTE

Clienti con volumi simili possono generare costi di trasporto molto differenti.

Un cliente che concentra gli ordini in una consegna settimanale può essere più efficiente di uno che richiede numerose spedizioni di piccole dimensioni, appuntamenti obbligatori o consegne urgenti.

Da questa analisi possono derivare decisioni concrete, come definire giorni fissi di consegna, introdurre quantità minime d’ordine, modificare i cut-off oppure valorizzare economicamente i servizi aggiuntivi richiesti.

CONFRONTARE I VETTORI SULLE STESSE TRATTE

Il costo totale fatturato da un vettore non è sufficiente per valutarne la convenienza, perché potrebbe gestire un numero maggiore di viaggi o destinazioni più lontane.

Il confronto diventa utile quando viene effettuato a parità di tratta, CAP, tipologia di mezzo e servizio richiesto.

La dashboard mostra il costo per chilometro dei diversi vettori e permette di individuare differenze significative sulle stesse aree. Se due trasportatori servono gli stessi CAP ma uno presenta un costo chilometrico stabilmente superiore, il responsabile dispone di un dato concreto per rinegoziare la tariffa o riassegnare una parte dei volumi.

Il prezzo non deve essere naturalmente l’unico criterio, perché devono essere considerati anche puntualità, affidabilità e qualità del servizio, ma la dashboard consente di capire se l’eventuale differenza di costo sia realmente giustificata.

DISTINGUERE UN PICCO DA UN PROBLEMA STRUTTURALE

L’andamento per giorno, settimana e mese permette di distinguere un aumento occasionale da una tendenza che si sta consolidando.

Un picco giornaliero può essere causato da una spedizione urgente o da un viaggio eccezionale. Un aumento che prosegue per diverse settimane può invece indicare una riduzione della saturazione, un cambiamento nelle destinazioni o un progressivo aumento delle tariffe.

Questa lettura consente di intervenire prima della chiusura del mese e di verificare l’effetto delle decisioni prese, confrontando il periodo precedente e quello successivo alla modifica.

AUMENTARE LA SATURAZIONE E RIDURRE I VIAGGI A VUOTO

Quando un mezzo viaggia parzialmente scarico, il costo viene distribuito su un numero inferiore di consegne, aumentando il costo unitario.

La dashboard permette di individuare tratte costose che presentano volumi ridotti o partenze molto frequenti. Il responsabile può quindi valutare l’accorpamento degli ordini, l’utilizzo di mezzi più adeguati o lo spostamento di alcune consegne su giornate differenti.

Può inoltre cercare opportunità di backhaul, organizzando un ritiro nella zona di consegna ed evitando che il mezzo rientri vuoto. Un viaggio di ritorno già pagato viene così trasformato in un’attività produttiva.

RIDURRE LE URGENZE MODIFICANDO CUT-OFF E FINESTRE DI RITIRO

Una parte dei costi di trasporto nasce prima della partenza del mezzo, quando gli ordini arrivano troppo tardi per essere consolidati e devono essere affidati a viaggi urgenti o dedicati.

La dashboard aiuta a individuare clienti, giorni e fasce orarie nei quali queste situazioni si ripetono. Modificare il cut-off anche di poche ore può aumentare il tempo disponibile per raggruppare le spedizioni dirette verso la stessa zona e ridurre le partenze straordinarie.

La stessa analisi può essere utilizzata per rivedere le finestre di ritiro concordate con i vettori, evitando che vincoli troppo rigidi impediscano una pianificazione più efficiente.

INTERROGARE I COSTI CON L’INTELLIGENZA ARTIFICIALE

La dashboard può essere interrogata anche in linguaggio naturale attraverso l’Intelligenza Artificiale integrata in B-AI Semplice.

Il responsabile può chiedere quali CAP abbiano superato il costo medio, quali clienti abbiano inciso maggiormente sull’aumento mensile oppure quale vettore presenti il costo chilometrico più alto su una determinata zona.

È inoltre possibile attivare l’analizzatore AI, che legge i dati contenuti nella dashboard e restituisce un riepilogo testuale delle principali anomalie, evidenziando per esempio una zona fuori target, un aumento progressivo del costo per consegna o un vettore che sta registrando valori superiori alla media.

La decisione rimane in capo al responsabile trasporti, ma l’AI riduce il tempo necessario per individuare i fenomeni da approfondire.

DAL COSTO TOTALE ALLA DECISIONE OPERATIVA

Il valore della dashboard non consiste semplicemente nel mostrare quanto è stato speso, ma nel collegare il costo alle cause che lo hanno generato.

Sapere che una zona costa troppo permette di accorpare i giri. Sapere che un vettore è fuori scala permette di rinegoziare la tariffa. Sapere che un cliente frammenta gli ordini permette di modificare cut-off e condizioni di servizio.

In questo modo il costo dei trasporti smette di essere un numero che si scopre a fine mese e diventa una variabile che può essere controllata durante l’operatività.

All’interno di un gestionale, tutti gli articoli vengono rappresentati attraverso codici, descrizioni, quantità disponibili, ubicazioni e valori economici, ma nella realtà aziendale non tutti hanno la stessa importanza e non tutti dovrebbero essere gestiti applicando le medesime regole. 

Alcuni prodotti contribuiscono in maniera determinante al fatturato o alla marginalità, altri vengono movimentati ogni giorno e devono quindi essere sempre disponibili, mentre altri ancora rimangono fermi per mesi, occupando spazio prezioso e immobilizzando risorse finanziarie che potrebbero essere utilizzate in modo più produttivo. 

Gestire tutti questi articoli nello stesso modo significa distribuire tempo, attenzione e capitale senza considerare il loro reale peso sul business, con il rischio di proteggere prodotti poco rilevanti e, nello stesso momento, sottovalutare referenze la cui indisponibilità potrebbe provocare ritardi, mancate vendite o disservizi ai clienti. 

La dashboard dedicata all’analisi ABC delle scorte presente in B-AI Semplice nasce proprio per rispondere a questa esigenza, perché permette di classificare gli articoli in base alla loro effettiva rilevanza e di utilizzare questa classificazione per prendere decisioni più consapevoli in materia di acquisti, riordini, organizzazione del magazzino e gestione del capitale circolante.  

NON ESISTE UNA SOLA REGOLA PER DEFINIRE UN ARTICOLO STRATEGICO 

L’analisi ABC tradizionale suddivide generalmente gli articoli in funzione del valore economico generato o del volume delle vendite, ma una classificazione costruita utilizzando un solo parametro rischia di restituire una rappresentazione troppo semplificata della realtà. 

Un articolo, infatti, potrebbe non avere un valore unitario particolarmente elevato, ma essere movimentato centinaia di volte al giorno, oppure potrebbe generare un margine importante, avere tempi di approvvigionamento molto lunghi o diventare essenziale soltanto in determinati periodi dell’anno. 

La classificazione, quindi, non viene imposta da un modello rigido, ma viene adattata alle caratteristiche specifiche del business, perché un’azienda che concentra la maggior parte delle vendite nel periodo estivo non può valutare agosto come un mese ordinario, così come un’impresa che lavora con prodotti stagionali non può leggere i dati utilizzando gli stessi criteri per tutto l’anno. 

Se agosto rappresenta il Natale dell’azienda, il modello deve saperlo, deve riconoscerlo nei dati e deve tenerne conto nel momento in cui assegna agli articoli la loro reale importanza. 

COSA RAPPRESENTANO LE CLASSI A, B E C 

Gli articoli appartenenti alla classe A sono quelli che hanno il maggiore impatto sui risultati aziendali e che, pur potendo rappresentare una percentuale relativamente contenuta del numero totale di SKU, possono coprire una quota molto elevata del valore delle scorte, delle vendite, delle movimentazioni o della marginalità. 

Sono, in altre parole, i posti premium del magazzino, perché da un numero limitato di referenze può dipendere una parte significativa del risultato complessivo, proprio come in un teatro pochi posti ad alto valore possono contribuire in maniera rilevante agli incassi dell’intera serata.

L’indisponibilità di un articolo A può causare il blocco di un ordine, il mancato rispetto di un livello di servizio, una perdita economica o un’insoddisfazione del cliente, motivo per cui questi prodotti devono essere sottoposti a controlli più frequenti e a politiche di approvvigionamento più prudenti. 

Gli articoli appartenenti alla classe B si trovano invece in una posizione intermedia, perché non hanno ancora la stessa rilevanza degli articoli A, ma presentano caratteristiche che potrebbero permettere loro di migliorare le proprie performance attraverso interventi mirati. 

Un articolo B potrebbe, per esempio, avere una buona domanda ma essere collocato in una posizione poco efficiente, oppure potrebbe essere soggetto a frequenti rotture di stock a causa di parametri di riordino non corretti, impedendogli di esprimere pienamente il proprio potenziale. 

Gli articoli della classe C, infine, sono generalmente numerosi ma hanno un’incidenza più limitata sul valore complessivo o sulle movimentazioni e, in alcuni casi, possono rimanere a lungo in magazzino senza generare benefici proporzionati allo spazio e al capitale che assorbono. 

Questo non significa che tutti gli articoli C debbano essere eliminati, perché alcuni possono essere necessari per completare l’assortimento, garantire un servizio particolare o rispondere a esigenze specifiche di alcuni clienti, ma significa che devono essere identificati, misurati e gestiti in modo diverso rispetto agli articoli strategici. 

COSA PERMETTE DI VEDERE LA DASHBOARD 

La dashboard rende immediatamente visibile quanti articoli appartengono alle diverse classi e quale quota del valore complessivo delle scorte, delle movimentazioni o della marginalità viene generata da ciascuna categoria. 

In un magazzino composto da migliaia di referenze, l’azienda potrebbe scoprire che poche centinaia di SKU appartenenti alla classe A rappresentano oltre la metà del valore o delle attività operative, ottenendo così un’indicazione molto chiara su quali articoli richiedano maggiore attenzione. 

Allo stesso modo, la dashboard permette di individuare gli articoli B che si trovano vicino alla soglia della classe A e che potrebbero migliorare la propria posizione attraverso una gestione più accurata dello stock, una diversa collocazione fisica o iniziative commerciali maggiormente mirate. 

La stessa analisi consente inoltre di mettere in evidenza gli articoli C che occupano spazio, generano costi di gestione e immobilizzano capitale senza registrare un adeguato livello di rotazione. 

Una situazione che, senza una lettura strutturata dei dati, potrebbe essere percepita soltanto come una sensazione diffusa tra responsabili di magazzino e addetti agli acquisti diventa quindi un’informazione oggettiva, quantificabile e utilizzabile per costruire un piano di intervento. 

COME CAMBIANO LE POLITICHE DI SAFETY STOCK E RIORDINO 

Una delle prime decisioni che possono essere migliorate grazie all’analisi ABC riguarda la definizione dei livelli di safety stock e dei punti di riordino. 

Applicare le stesse soglie a tutti gli articoli può sembrare una scelta semplice dal punto di vista gestionale, ma espone l’azienda a due rischi opposti, perché sugli articoli più importanti potrebbe generare frequenti rotture di stock, mentre su quelli meno rilevanti potrebbe determinare un accumulo eccessivo di merce. 

Gli articoli A devono essere protetti attraverso livelli di sicurezza adeguati, controlli frequenti e politiche di riordino coerenti con il loro peso sul business, perché il costo di una loro indisponibilità può essere molto più alto rispetto al costo finanziario necessario per mantenerne una quantità leggermente superiore. 

Gli articoli B devono essere monitorati con attenzione, soprattutto quando presentano una crescita della domanda o segnali che potrebbero portarli a diventare strategici, mentre per gli articoli C è opportuno adottare criteri più prudenti, evitando ordini automatici o quantità minime di acquisto che finirebbero per aumentare ulteriormente le giacenze. 

COME L’ANALISI ABC MIGLIORA LO SLOTTING DEL MAGAZZINO

L’analisi ABC non è utile soltanto agli uffici acquisti o alla direzione, perché può essere utilizzata anche per riorganizzare fisicamente il magazzino e ridurre il tempo impiegato dagli operatori nelle attività di prelievo. 

Gli articoli A, essendo quelli maggiormente movimentati o più importanti per il servizio, dovrebbero essere collocati nelle aree più accessibili, vicino alle baie di spedizione o nelle posizioni ergonomicamente più favorevoli, in modo da ridurre i metri percorsi e il tempo necessario per completare le missioni di picking.

Gli articoli B possono essere posizionati in aree intermedie, mentre gli articoli C, che vengono movimentati meno frequentemente, possono essere collocati nelle zone più profonde, più alte o meno facilmente raggiungibili senza produrre conseguenze significative sulla produttività complessiva. 

In questo modo, la classificazione ABC smette di essere soltanto un esercizio analitico e si traduce in una diversa disposizione delle merci, con effetti misurabili sui percorsi, sui tempi di lavoro, sulla congestione delle corsie e sull’utilizzo degli spazi. 

COME SUPPORTA LE DECISIONI SU ACQUISTI E PROMOZIONI 

La dashboard fornisce indicazioni utili anche per coordinare meglio le attività logistiche con quelle commerciali e finanziarie. 

Gli articoli B che mostrano buoni livelli di marginalità o una domanda crescente possono essere sostenuti attraverso politiche di riordino più precise, promozioni mirate o una migliore disponibilità, con l’obiettivo di aumentarne la rotazione e accompagnarli verso la classe A. 

Gli articoli C che presentano invece una bassa movimentazione, un’elevata copertura di stock e una domanda in diminuzione possono essere inseriti in campagne promozionali, iniziative di smaltimento, vendite a stock o programmi di riduzione progressiva degli acquisti. 

Liberare questi articoli non significa soltanto recuperare spazio fisico all’interno del magazzino, ma significa soprattutto trasformare merce ferma in liquidità e ridurre il capitale immobilizzato in prodotti che non generano un rendimento adeguato. 

INTERROGARE LA DASHBOARD UTILIZZANDO IL LINGUAGGIO NATURALE 

Uno degli aspetti distintivi di B-AI Semplice è la possibilità di interrogare la dashboard attraverso l’Intelligenza Artificiale, ponendo domande in linguaggio naturale senza dover conoscere strumenti di analisi, formule o procedure tecniche particolarmente complesse. 

Un Logistics Manager potrebbe chiedere quali articoli A abbiano registrato rotture di stock negli ultimi tre mesi, quali articoli C non vengano movimentati da almeno sei mesi oppure quali prodotti B presentino le caratteristiche necessarie per passare alla classe superiore.

Allo stesso modo, la direzione potrebbe chiedere quale sia il valore economico delle scorte a bassa rotazione, quanto capitale sia immobilizzato negli articoli C o quale percentuale delle movimentazioni complessive sia concentrata su un numero limitato di referenze. 

L’AI interpreta la domanda, utilizza i dati presenti nella dashboard e restituisce una risposta comprensibile, permettendo all’utente di arrivare più velocemente all’informazione che sta cercando senza dover costruire manualmente filtri, tabelle o interrogazioni. 

L’ANALIZZATORE AI LEGGE I DATI E PRODUCE UN RIEPILOGO 

Oltre alla possibilità di porre domande, la dashboard dispone di un analizzatore AI che legge automaticamente i dati visualizzati e restituisce un riepilogo testuale degli elementi più significativi. 

L’analizzatore può evidenziare, per esempio, che una quota rilevante del valore complessivo è concentrata su pochi articoli, che il numero degli SKU a bassa rotazione è aumentato rispetto al periodo precedente oppure che alcuni prodotti strategici presentano livelli di stock insufficienti rispetto alla domanda. 

Questa funzione non sostituisce l’esperienza del responsabile logistico, del buyer o del manager, ma riduce il tempo necessario per individuare i punti da approfondire e aiuta l’utente a non trascurare informazioni importanti nascoste all’interno di un grande volume di dati. 

Invece di osservare la dashboard cercando di capire da quale indicatore iniziare, il manager riceve una prima lettura strutturata che gli permette di concentrare l’attenzione sulle anomalie, sulle opportunità e sulle decisioni che richiedono un intervento.