Conoscere il costo totale dei trasporti non basta per capire se la distribuzione sia efficiente, perché il dato complessivo dice quanto è stato speso, ma non mostra quali clienti, zone, vettori o modalità operative abbiano determinato il risultato.
La dashboard Costi dei Trasporti di B-AI Semplice scompone la spesa e permette di individuare rapidamente dove il costo supera la media o il target aziendale. Il responsabile trasporti può così intervenire su problemi specifici, invece di limitarsi a constatare a fine mese che il budget è stato superato.
CAPIRE QUALI ZONE COSTANO DI PIÙ
La dashboard mostra il costo medio per consegna nelle diverse aree geografiche, permettendo di confrontare regioni, province e singoli CAP.
Se, per esempio, le consegne in Puglia costano mediamente il 40 per cento in più rispetto alla media nazionale, il dato può essere approfondito verificando il numero delle spedizioni, la frequenza delle partenze, la saturazione dei mezzi e il vettore utilizzato.
Il costo maggiore potrebbe essere giustificato dalla distanza, ma potrebbe anche dipendere da viaggi troppo frequenti e con pochi ordini a bordo. In questo caso, accorpare le consegne in giorni prestabiliti può ridurre il numero delle partenze e abbassare il costo unitario. La mappa dei costi per CAP rende immediatamente visibili le aree fuori target, evidenziando le zone nelle quali il margine viene assorbito dalla distribuzione e quelle nelle quali il servizio viene gestito in modo più efficiente
MISURARE IL COSTO REALE DI OGNI CLIENTE
Clienti con volumi simili possono generare costi di trasporto molto differenti.
Un cliente che concentra gli ordini in una consegna settimanale può essere più efficiente di uno che richiede numerose spedizioni di piccole dimensioni, appuntamenti obbligatori o consegne urgenti.
La dashboard permette di analizzare il costo per consegna di ogni cliente e di misurarne l’impatto sull’andamento complessivo. Se un singolo cliente su Milano ha fatto crescere il costo mensile del 15 per cento, il responsabile può verificare se l’aumento dipenda da una crescita dei volumi oppure da ordini frammentati e partenze fuori programmazione.
Da questa analisi possono derivare decisioni concrete, come definire giorni fissi di consegna, introdurre quantità minime d’ordine, modificare i cut-off oppure valorizzare economicamente i servizi aggiuntivi richiesti.
CONFRONTARE I VETTORI SULLE STESSE TRATTE
Il costo totale fatturato da un vettore non è sufficiente per valutarne la convenienza, perché potrebbe gestire un numero maggiore di viaggi o destinazioni più lontane.
Il confronto diventa utile quando viene effettuato a parità di tratta, CAP, tipologia di mezzo e servizio richiesto.
La dashboard mostra il costo per chilometro dei diversi vettori e permette di individuare differenze significative sulle stesse aree. Se due trasportatori servono gli stessi CAP ma uno presenta un costo chilometrico stabilmente superiore, il responsabile dispone di un dato concreto per rinegoziare la tariffa o riassegnare una parte dei volumi.
Il prezzo non deve essere naturalmente l’unico criterio, perché devono essere considerati anche puntualità, affidabilità e qualità del servizio, ma la dashboard consente di capire se l’eventuale differenza di costo sia realmente giustificata.
DISTINGUERE UN PICCO DA UN PROBLEMA STRUTTURALE
L’andamento per giorno, settimana e mese permette di distinguere un aumento occasionale da una tendenza che si sta consolidando.
Un picco giornaliero può essere causato da una spedizione urgente o da un viaggio eccezionale. Un aumento che prosegue per diverse settimane può invece indicare una riduzione della saturazione, un cambiamento nelle destinazioni o un progressivo aumento delle tariffe.
Questa lettura consente di intervenire prima della chiusura del mese e di verificare l’effetto delle decisioni prese, confrontando il periodo precedente e quello successivo alla modifica.
AUMENTARE LA SATURAZIONE E RIDURRE I VIAGGI A VUOTO
Quando un mezzo viaggia parzialmente scarico, il costo viene distribuito su un numero inferiore di consegne, aumentando il costo unitario.
La dashboard permette di individuare tratte costose che presentano volumi ridotti o partenze molto frequenti. Il responsabile può quindi valutare l’accorpamento degli ordini, l’utilizzo di mezzi più adeguati o lo spostamento di alcune consegne su giornate differenti.
Può inoltre cercare opportunità di backhaul, organizzando un ritiro nella zona di consegna ed evitando che il mezzo rientri vuoto. Un viaggio di ritorno già pagato viene così trasformato in un’attività produttiva.
RIDURRE LE URGENZE MODIFICANDO CUT-OFF E FINESTRE DI RITIRO
Una parte dei costi di trasporto nasce prima della partenza del mezzo, quando gli ordini arrivano troppo tardi per essere consolidati e devono essere affidati a viaggi urgenti o dedicati.
La dashboard aiuta a individuare clienti, giorni e fasce orarie nei quali queste situazioni si ripetono. Modificare il cut-off anche di poche ore può aumentare il tempo disponibile per raggruppare le spedizioni dirette verso la stessa zona e ridurre le partenze straordinarie.
La stessa analisi può essere utilizzata per rivedere le finestre di ritiro concordate con i vettori, evitando che vincoli troppo rigidi impediscano una pianificazione più efficiente.
INTERROGARE I COSTI CON L’INTELLIGENZA ARTIFICIALE
La dashboard può essere interrogata anche in linguaggio naturale attraverso l’Intelligenza Artificiale integrata in B-AI Semplice.
Il responsabile può chiedere quali CAP abbiano superato il costo medio, quali clienti abbiano inciso maggiormente sull’aumento mensile oppure quale vettore presenti il costo chilometrico più alto su una determinata zona.
È inoltre possibile attivare l’analizzatore AI, che legge i dati contenuti nella dashboard e restituisce un riepilogo testuale delle principali anomalie, evidenziando per esempio una zona fuori target, un aumento progressivo del costo per consegna o un vettore che sta registrando valori superiori alla media.
La decisione rimane in capo al responsabile trasporti, ma l’AI riduce il tempo necessario per individuare i fenomeni da approfondire.
DAL COSTO TOTALE ALLA DECISIONE OPERATIVA
Il valore della dashboard non consiste semplicemente nel mostrare quanto è stato speso, ma nel collegare il costo alle cause che lo hanno generato.
Sapere che una zona costa troppo permette di accorpare i giri. Sapere che un vettore è fuori scala permette di rinegoziare la tariffa. Sapere che un cliente frammenta gli ordini permette di modificare cut-off e condizioni di servizio.
In questo modo il costo dei trasporti smette di essere un numero che si scopre a fine mese e diventa una variabile che può essere controllata durante l’operatività.