Il picking è una delle attività che assorbe più tempo e risorse all’interno di un magazzino non automatizzato, perché comprende non soltanto il prelievo fisico dell’articolo, ma anche gli spostamenti dell’operatore, la ricerca delle ubicazioni, la gestione delle missioni, gli eventuali controlli, il trasferimento verso l’area di packing e tutte le attese generate da strumenti, attrezzature o processi non perfettamente coordinati.
Per valutare l’efficienza di questa attività non è quindi sufficiente conoscere il numero complessivo dei colli preparati, perché lo stesso risultato può essere ottenuto con un impiego molto diverso di persone, tempo e spazio. Due turni possono aver preparato lo stesso numero di colli, ma uno può aver richiesto più ore, più operatori o un numero molto maggiore di missioni e di spostamenti.
La dashboard Picking di B-AI Semplice permette di analizzare in modo strutturato questi dati, mettendo in relazione la produttività degli operatori con le caratteristiche delle missioni, le tipologie di prelievo, i clienti serviti, i turni di lavoro e le aree del magazzino coinvolte.
L’obiettivo non è semplicemente stabilire se il magazzino stia lavorando velocemente o lentamente, ma capire quali elementi determinino il risultato e dove sia possibile intervenire per aumentare la produttività senza compromettere la qualità del servizio.
LA PRODUTTIVITÀ PER OPERATORE
Uno dei principali indicatori disponibili nella dashboard è la produttività per operatore, che può essere letta attraverso il numero dei colli preparati in un’ora di lavoro e il relativo costo orario.
Il dato consente di confrontare le prestazioni degli operatori, ma deve essere interpretato tenendo conto del tipo di attività svolta. Un operatore che prepara ordini semplici, composti da molti pezzi concentrati nella stessa area, si trova in una condizione diversa rispetto a chi gestisce ordini frammentati, articoli voluminosi o richieste particolari di confezionamento.
Per questa ragione la produttività non dovrebbe essere analizzata isolatamente, ma insieme al numero delle missioni eseguite, ai prelievi medi contenuti in ciascuna missione, alla tipologia di picking utilizzata e al cliente servito.
Se un operatore registra un numero di colli per ora inferiore alla media, la dashboard aiuta a verificare se la causa dipenda effettivamente dalla prestazione individuale oppure dalla complessità del lavoro assegnato, dalle caratteristiche dell’area in cui opera o dalla presenza di rallentamenti esterni.
Questa distinzione è importante anche nella gestione del personale, perché evita di attribuire automaticamente all’operatore inefficienze che possono invece dipendere dal layout, dalla costruzione delle missioni o dalla disponibilità degli strumenti di lavoro.
IL COSTO ORARIO E IL COSTO DELLA PRODUTTIVITÀ
Il numero dei colli preparati per ora misura la produttività fisica, mentre il costo orario permette di collegare il risultato operativo all’impatto economico.
Quando il costo sostenuto rimane costante ma il numero dei colli preparati diminuisce, il costo unitario di ogni collo aumenta. Al contrario, un miglioramento della produttività consente di distribuire il costo del lavoro su una quantità maggiore di attività completate.
Questo tipo di analisi può essere utilizzato per confrontare turni, squadre o periodi differenti, verificando se le modifiche organizzative introdotte abbiano prodotto un vantaggio misurabile.
Per esempio, dopo aver modificato lo slotting di un’area o la modalità di costruzione delle missioni, il responsabile può osservare se i colli preparati per ora siano aumentati e se il costo operativo per unità di lavoro si sia ridotto.
La dashboard permette quindi di superare valutazioni generiche come “il turno è andato bene” o “oggi abbiamo lavorato lentamente”, traducendo la prestazione in indicatori confrontabili nel tempo.
IL NUMERO E LA STRUTTURA DELLE MISSIONI
La produttività del picking dipende in misura significativa dal modo in cui vengono organizzate le missioni.
La dashboard mostra quante missioni sono state eseguite da ogni operatore, quanti prelievi erano mediamente contenuti in ciascuna missione e quanti colli sono stati movimentati complessivamente.
Questi dati consentono di capire se il magazzino stia generando molte missioni con pochi prelievi oppure un numero inferiore di missioni più consistenti.
Nel primo caso gli operatori potrebbero essere costretti a ripetere frequentemente gli stessi percorsi, con un aumento degli spostamenti e del tempo necessario per ogni collo. Nel secondo caso si riducono i viaggi, ma missioni eccessivamente lunghe o complesse possono aumentare il rischio di errori, rendere più difficile la gestione dei contenitori e rallentare le attività successive.
Non esiste quindi un numero ottimale di prelievi per missione valido per ogni magazzino, perché il risultato dipende dal layout, dalle dimensioni degli articoli, dalla struttura degli ordini e dal metodo di picking adottato.
La dashboard permette però di confrontare configurazioni diverse e di individuare quella che produce il miglior rapporto tra quantità preparata, tempo impiegato e numero di spostamenti.
I TEMPI PER CLIENTE
Non tutti i clienti generano lo stesso carico di lavoro, anche quando presentano volumi di ordine simili.
Un cliente può richiedere confezionamenti personalizzati, etichette specifiche, controlli aggiuntivi, separazione per punto vendita o documentazione particolare, aumentando il tempo necessario per preparare ogni collo.
La dashboard permette di analizzare i tempi di picking associati ai diversi clienti, rendendo visibile la complessità operativa che spesso non emerge osservando soltanto il numero degli ordini o il fatturato.
Questa informazione può essere utilizzata per valutare il reale assorbimento di risorse prodotto da ciascun cliente, confrontare le modalità di gestione adottate e verificare se determinate richieste generino costi sproporzionati rispetto ai volumi movimentati.
Il dato può essere utile anche nella definizione delle condizioni commerciali, perché consente di distinguere un cliente ad alto volume e gestione standard da un cliente con volumi analoghi ma con un livello di personalizzazione molto più elevato.
La dashboard non sostituisce naturalmente una completa analisi della marginalità, ma permette di introdurre nel ragionamento un elemento spesso trascurato, rappresentato dal tempo logistico effettivamente richiesto per servire ciascun cliente.
I TEMPI PER TIPOLOGIA DI PRELIEVO
B-AI Semplice permette di confrontare i tempi registrati nelle diverse modalità operative, come il multiordine, il pick and pack, il put to light o il prelievo a scorta.
Questo confronto aiuta a capire se il metodo utilizzato sia coerente con le caratteristiche degli ordini gestiti.
Il picking multiordine, per esempio, può ridurre i metri percorsi perché consente di prelevare contemporaneamente articoli destinati a più ordini, ma può generare attività aggiuntive di separazione e aumentare il rischio di errore quando il processo non è adeguatamente organizzato.
Il pick and pack può evitare passaggi successivi, perché l’articolo viene prelevato e collocato direttamente nel contenitore di spedizione, ma può risultare meno efficiente quando gli ordini sono molto articolati o quando il confezionamento richiede operazioni complesse.
Il put to light può velocizzare la separazione degli articoli tra diversi ordini, ma la sua efficacia dipende dal volume, dalla ripetitività e dalla corretta alimentazione delle postazioni.
Analizzando tempi, colli e missioni per ciascuna modalità, il responsabile può verificare quale metodo produca il risultato migliore nelle diverse condizioni operative, evitando di applicare un’unica procedura a ordini che hanno caratteristiche differenti.
L’ANDAMENTO PER GIORNO, TURNO E FASCIA ORARIA
Un altro elemento centrale della dashboard è la possibilità di analizzare il picking per giorno, turno e fascia oraria.
Questa lettura consente di individuare i momenti nei quali si concentrano le attività, i periodi in cui la produttività diminuisce e le fasce nelle quali le risorse disponibili risultano superiori o inferiori rispetto al carico di lavoro.
Se il volume delle missioni cresce sistematicamente in determinate ore, ma il numero degli operatori rimane invariato, il magazzino può accumulare ritardi che vengono poi recuperati attraverso straordinari o spostamenti non programmati di personale.
Al contrario, una fascia oraria caratterizzata da un numero limitato di missioni e da una presenza elevata di operatori può indicare un sovradimensionamento delle risorse.
La dashboard permette di osservare se queste situazioni siano occasionali oppure ricorrenti e fornisce quindi una base più solida per programmare i turni.
Il responsabile può decidere di anticipare l’ingresso di alcune persone, posticipare altre presenze, rafforzare una fascia oraria critica o destinare temporaneamente una parte del personale ad attività differenti, come ricevimento, reintegro, inventario o riordino delle postazioni.
In questo modo la pianificazione del personale viene costruita sui dati effettivi dei flussi e non soltanto sull’esperienza o sulle consuetudini organizzative.
L’ANALISI DEI PERCORSI E DELLE AREE LENTE
Nel picking manuale, una parte rilevante del tempo viene impiegata negli spostamenti tra le ubicazioni.
La dashboard aiuta a individuare le aree del magazzino nelle quali le missioni richiedono più tempo e i tratti del processo nei quali si concentrano i rallentamenti, come l’ingresso in baia, il raggiungimento dell’ubicazione, il prelievo, il trasferimento al packing o la chiusura dell’ordine.
Una zona può risultare lenta perché contiene articoli molto richiesti ma collocati in profondità, perché presenta corsie congestionate, perché le ubicazioni sono difficili da identificare oppure perché costringe gli operatori a compiere percorsi poco lineari.
L’analisi permette di verificare se le sequenze di prelievo obblighino gli operatori a muoversi a zig-zag, tornando più volte nelle stesse corsie, oppure se sia possibile introdurre percorsi più lineari o a U.
Queste informazioni possono essere utilizzate per migliorare lo slotting, spostando gli articoli maggiormente movimentati nelle aree più accessibili e destinando le posizioni più lontane ai prodotti a bassa rotazione.
Il collegamento con l’analisi ABC delle scorte è evidente, perché gli articoli A dovrebbero essere collocati in posizioni che riducono i tempi di accesso, mentre gli articoli C possono essere gestiti in aree meno centrali senza incidere significativamente sulla produttività complessiva.
L’INDIVIDUAZIONE DEI COLLI DI BOTTIGLIA
Un aumento dei tempi di picking non dipende sempre dal prelievo o dalla velocità degli operatori.
Il rallentamento può essere causato da una bilancia insufficiente rispetto al numero delle postazioni, da una stampante utilizzata da troppi operatori, da un terminale che perde la connessione, dalla mancanza di carrelli disponibili o da una postazione di packing che non riesce a gestire il flusso in arrivo.
La dashboard consente di individuare le fasi e le aree nelle quali il tempo si allunga, permettendo al responsabile di verificare le cause direttamente sul campo.
Se il picking viene completato nei tempi previsti, ma gli ordini si accumulano davanti alla postazione di packing, l’aggiunta di nuovi operatori al prelievo potrebbe peggiorare ulteriormente il problema, perché aumenterebbe il flusso diretto verso un’attività già satura.
In questo caso la decisione corretta potrebbe essere aggiungere una postazione, spostare una stampante, rendere disponibile una seconda bilancia o modificare la distribuzione delle attività.
Il valore della dashboard consiste proprio nella possibilità di capire dove si trovi il limite effettivo del processo prima di investire in personale, attrezzature o modifiche organizzative.
LA FORMAZIONE E LA GESTIONE DELLE PRESTAZIONI
I dati per operatore possono essere utilizzati anche per progettare attività di formazione più precise.
Quando una persona registra prestazioni inferiori alla media, il responsabile può verificare se la differenza si concentri in determinate aree, in specifiche modalità di prelievo o in alcune tipologie di ordine.
Questa analisi permette di organizzare affiancamenti mirati, invece di ricorrere a interventi formativi generici.
Un operatore potrebbe avere difficoltà nella gestione delle missioni multiordine, un altro potrebbe non conoscere adeguatamente alcune aree del magazzino, mentre un terzo potrebbe perdere tempo nell’utilizzo dei terminali o nelle attività di chiusura.
Allo stesso modo, i KPI possono essere utilizzati per riconoscere le prestazioni migliori e introdurre eventuali sistemi di incentivazione, purché la valutazione non consideri soltanto la velocità.
Per evitare comportamenti controproducenti, la produttività dovrebbe essere letta insieme alla qualità del lavoro, al numero degli errori, al rispetto delle procedure e alla complessità delle missioni assegnate.
Premiare esclusivamente i colli per ora potrebbe infatti spingere gli operatori a privilegiare la velocità, aumentando errori di prelievo, danneggiamenti o rilavorazioni che produrrebbero un costo superiore al beneficio ottenuto.
DALLA MISURAZIONE AL MIGLIORAMENTO OPERATIVO
La dashboard Picking di B-AI Semplice permette di collegare la produttività alle cause che la determinano, mettendo in relazione operatori, missioni, metodi di prelievo, clienti, turni, fasce orarie e aree del magazzino.
Il responsabile logistico può utilizzare queste informazioni per dimensionare meglio i turni, modificare lo slotting, ridurre gli spostamenti, scegliere la modalità di picking più adatta, eliminare i colli di bottiglia e impostare attività di formazione mirate.
Il valore della dashboard non risiede quindi soltanto nella possibilità di conoscere quanti colli siano stati preparati, ma nella capacità di spiegare come siano stati preparati, quanto siano costati e quali interventi possano migliorare il risultato.